Unser WinLine ARCHIV ist nicht nur ein eigenständiges Modul für die Dokumentenarchivierung, sondern spielt in Zusammenhang mit den Modulen WinLine BELEG PRO (elektronischer Belegeingangsprozess) sowie WinLine CRM (Gestaltung automatisierter Geschäftsprozesse in der WinLine) eine wichtige Rolle.
Vor diesem Hintergrund erreicht uns immer wieder die Fragestellung, ob das WinLine ARCHIV revisionssicher ist bzw. welche Voraussetzungen dafür im Unternehmen gegeben sein müssen. Wir bringen heute Klarheit in das Thema und beantworten hiermit Ihre häufigsten Fragen.
Unser Fazit gleich vorweg: Das WinLine ARCHIV erfüllt alle notwendigen gesetzlichen Voraussetzungen, um unter Einbeziehung der weiteren erforderlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen eine revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten umzusetzen!
FAQ
Was bedeutet eigentlich „Revisionssicherheit“?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich im Allgemeinen auf elektronische Archivierungssysteme. In diesen müssen digitale Daten so aufbewahrt werden, dass Sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen, d.h. ordnungsgemäß, vollständig, unverändert, sicher, jederzeit verfügbar/aufrufbar und zugriffsgeschützt.
Ist das WinLine ARCHIV revisionssicher?
Die WinLine kann so konfiguriert werden, dass archivierte Dokumente den oben genannten Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden können. Damit ist das WinLine ARCHIV ein entscheidender Baustein zu einer revisionssicheren Gesamtlösung.
Warum ist das WinLine ARCHIV nur ein Baustein und was bedeutet in diesem Zusammenhang „Gesamtlösung“?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich nicht allein auf die Archivierungssoftware wie das WinLine ARCHIV, sondern umfasst das Gesamtsystem aller eingesetzten Hardware- und Softwarekomponenten, die technisch-organisatorischen Begleitmaßnahmen des Betriebes sowie die Qualität der Informationen und Prozesse. Das heißt: Der Betrieb eines elektronischen Dokumentenarchivierungssystems allein ist für die Revisionssicherheit nicht ausreichend, sondern eine Komponente in einem Gesamtkonstrukt zur Dokumentenablage, das aus verschiedenen Maßnahmen besteht.
Besitzt das WinLine ARCHIV ein Zertifikat, das die Revisionssicherheit bestätigt?
Nein, das WinLine ARCHIV besitzt kein derartiges Zertifikat, da von Dritten erstellte Zertifikate seitens der GoBD nicht anerkannt werden! Auf Wikipedia finden Sie dazu u.a. nachfolgenden Hinweis: „Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu.“
Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung in meinem Unternehmen tun?
Wie bereits in Frage 2 beschrieben, müssen für eine Revisionssicherheit verschiedene Komponenten berücksichtigt werden. Eine wertvolle Orientierungshilfe liefern die 10 Merksätze des VOI e.V. (Verband Organisations- und Informationssysteme) für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Dokumente.
Was bedeutet dies für den Einsatz der Module WinLine BELEG PRO bzw. WinLine CRM in meinem Unternehmen?
Da sowohl im WinLine BELEG PRO als auch im WinLine CRM externe Dokumente gespeichert werden, verwenden beide Module das WinLine ARCHIV. Daher sind bei der Nutzung dieser Module ebenfalls die gleichen Grundsätze zu berücksichtigen.
